La Dirección del Trabajo ha señalado, entre otros, en Ord. N°4826, de 5 de noviembre de 2012, que la documentación que emana de las relaciones laborales individuales tiene el carácter de instrumento privado. El artículo 4º de la Ley Nº19.799, sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de dicha Firma, prescribe: “Los documentos electrónicos que tengan la calidad de instrumento público, deberán suscribirse mediante firma electrónica avanzada”, por complemento los documentos electrónicos que tengan la calidad de instrumento privado serán firmados mediante firma electrónica. Revisemos en detalle los documentos.
Comprobantes de pago de remuneraciones y descuentos.
La Dirección del Trabajo ha señalado mediante dictamen N°0789/015 de 16 de febrero 2015 que no existe impedimento para que el empleador entregue al trabajador los comprobantes electrónicos de los descuentos de remuneraciones efectuados, sean ellos legales o voluntarios.
Al respecto, se debe indicar que el pacto escrito señalado en el inciso 2º del artículo 58 del Código del Trabajo, puede igualmente ser suscrito usando medios electrónicos.
Se hace necesario precisar que, no obstante, la decisión del empleador de entregar a los dependientes un comprobante de los descuentos efectuados, sean legales o voluntarios, estos deben constar en las respectivas liquidaciones de remuneraciones, de acuerdo a lo señalado en el inciso 3º del artículo 54 del Código del Trabajo, cuyo texto dispone: «Junto con el pago, el empleador deberá entregar al trabajador un comprobante con indicación del monto pagado, de la forma como se determinó y de las deducciones efectuadas».
De la disposición precitada se infiere que la ley obliga al empleador a entregar a sus dependientes, junto con el pago de sus remuneraciones, un comprobante que contenga las menciones que a continuación se indican:
a) Monto de la remuneración pagada,
b) Forma como se determinó dicha remuneración, y
c) Descuentos ejecutados.
Sobre el particular, la Dirección del trabajo ha señalado mediante el dictamen Nº3161/064, de 28.07.2008, que el comprobante de pago de remuneraciones puede ser entregado a través de un sistema computacional.
Se fundamenta lo resuelto en la circunstancia de que, conforme a la reiterada y uniforme doctrina de la Dirección del Trabajo, contenida entre otros en dictamen Nº7301/341, de 12.12.94, no procede exigir al empleador que en los comprobantes o liquidaciones de remuneraciones se encuentre estampada la firma del trabajador en señal de aceptación, por lo que resultaría procedente sostener que los comprobantes de remuneraciones emitidos electrónicamente serían de aquellos documentos susceptibles de constar solo y exclusivamente en registros computacionales, es decir sin respaldo material y físico, en tanto el respaldo electrónico pudiera hacer efectivas las labores de fiscalización y el sistema conforme al cual se practique, garantice la fidelidad de su información.
Acuerdos para el trabajo de horas extraordinarias.
La materia ha sido abordada por la Dirección del Trabajo mediante dictamen N°0789/015 de 16 de febrero 2015 y al respecto, el inciso 1º del artículo 32 del Código del Trabajo, dispone: “Las horas extraordinarias solo podrán pactarse para atender necesidades o situaciones temporales de la empresa. Dichos pactos deberán constar por escrito y tener una vigencia transitoria no superior a tres meses, pudiendo renovarse por acuerdo de las partes”.
La norma transcrita solo exige la escrituración del respectivo pacto sin requerir un soporte específico, es por esto que no existe inconveniente para que los respectivos acuerdos, mediante los cuales se pacten horas extraordinarias, puedan suscribirse a través de medios electrónicos.
Feriado y permisos.
La materia ha sido abordada por la Dirección del Trabajo mediante dictamen N°0789/015 de 16 de febrero 2015 y sobre la materia, es posible señalar, en primer término, que no existe inconveniente para que la documentación relacionada con el uso de feriado anual y/o los permisos que correspondan, sean emitidos electrónicamente. Solo exige la escrituración del respectivo pacto sin requerir un soporte específico, es por esto que no existe inconveniente para que los respectivos acuerdos, mediante los cuales se pacten horas extraordinarias, puedan suscribirse a través de medios electrónicos.
Amonestaciones escritas.
La materia ha sido abordada por la Dirección del Trabajo mediante dictamen N°0789/015 de 16 de febrero 2015 y sobre el particular, es factible indicar que el Nº10 del artículo 154 del Código del Trabajo, establece:
“El reglamento interno deberá contener, a lo menos, las siguientes disposiciones: …
…10. las sanciones que podrán aplicarse por infracción a las obligaciones que señale este reglamento, las que solo podrán consistir en amonestación verbal o escrita y multa de hasta el veinticinco por ciento de la remuneración diaria”.
De la norma transcrito, se puede desprender que cualquier comunicación que importe una amonestación al trabajador debe corresponder a la infracción de alguna de las obligaciones que impone el reglamento interno de orden, higiene y seguridad de la empresa.
Al respecto, debe precisarse que al no señalar explícitamente la regulación en análisis el tipo de soporte que debe contener la comunicación, no existe impedimento para que ellas puedan ser operadas, confeccionadas, firmadas y comunicadas de manera electrónica. No obstante, debe tenerse siempre presente que es responsabilidad del empleador cuidar que el trabajador reciba efectivamente la comunicación señalada, a fin de salvaguardar su derecho a reclamar de tal medida, circunstancia de la que deberá quedar un registro que pueda ser debidamente fiscalizado por la unidad de fiscalización de la Inspección del Trabajo que corresponda.
Reglamento Interno de Orden Higiene y Seguridad.
La materia ha sido abordada por la Dirección del Trabajo mediante dictamen N°0789/015 de 16 de febrero 2015, además, sobre la materia, el artículo 156 del Código del Trabajo, indica:
“Los reglamentos internos y sus modificaciones deberán ponerse en conocimiento de los trabajadores treinta días antes de la fecha en que comiencen a regir, y fijarse, a lo menos, en dos sitios visibles del lugar de las faenas con la misma anticipación. Deberá también entregarse una copia a los sindicatos, al delegado del personal y a los Comités Paritarios existentes en la empresa.
Además, el empleador deberá entregar gratuitamente a los trabajadores un ejemplar impreso que contenga en un texto el reglamento interno de la empresa y el reglamento a que se refiere la Ley Nº16.744.”
No obstante lo señalado por la norma, dicho precepto debe ser interpretado teniendo en consideración, en primer término, que la data del Código del Trabajo impidió al legislador considerar el uso de las tecnologías actuales, por lo que resultaría antojadizo desconocer que el fin de la medida de publicidad contemplada en el mismo precepto -publicación en sitios visibles- puede ser cumplida mediante medios electrónicos, por ejemplo, manteniendo el texto en una pantalla. Asimismo, resulta esencial tener presente que la ley N°19.799, Sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de Dicha Firma, establece en el inciso 2° y 3° de su artículo 1°, lo siguiente:
“Las actividades reguladas por esta ley se someterán a los principios de libertad de prestación de servicios, libre competencia, neutralidad tecnológica, compatibilidad internacional y equivalencia del soporte electrónico al soporte de papel.
Toda interpretación de los preceptos de esta ley deberá guardar armonía con los principios señalados”.
La Dirección del Trabajo señala que de acuerdo a las reglas hermenéuticas contempladas en los artículos 19 al 24 del Código Civil, en la especie deben preferirse las disposiciones del cuerpo normativo en examen por sobre las del Código del Trabajo, por tratarse de una ley especial, posterior y de igual rango legal que este. De esta forma, no cabe sino concluir, que pueden entregarse en formato electrónico todas las copias del señalado reglamento interno, tanto las del inciso 1° como las del inciso 2° del transcrito artículo 156 del Código del Trabajo, pudiendo también ser cumplida la medida de publicidad del citado inciso 1°, mediante medios electrónicos que aseguren la finalidad de la norma.
Derecho a saber.
La materia ha sido abordada por la Dirección del Trabajo mediante dictamen N°0789/015 de 16 de febrero 2015, con relación a este documento se puede señalar que el artículo 21 del Decreto Supremo Nº40 de 1969, aprobó el reglamento sobre prevención de riesgos profesionales, estableciendo que los empleadores tienen la obligación de informar oportuna y convenientemente a todos sus trabajadores acerca de los riesgos que entrañan sus labores, de las medidas preventivas y de los métodos de trabajo correctos. Dicha norma legal establece, además, que los empleadores deben dar cumplimiento a las obligaciones de que se trata a través de los comités paritarios de higiene y seguridad de los departamentos de prevención de riesgos, al momento de contratar a los trabajadores o de crear actividades que implican riesgos. Cuando en la respectiva empresa no existan los comités o los departamentos precedentemente señalados, el empleador deberá proporcionar la información correspondiente en la forma que estime más conveniente y adecuada.
Ahora bien, resulta necesario hacer presente que al no haber norma legal expresa que lo prohíba, es posible deducir que no existe inconveniente para que los trabajadores puedan:
a) Recibir en soporte electrónico el material educativo sobre los riesgos.
b) Participar en capacitaciones sobre la materia en modalidades E-Learning.
c) Firmar electrónicamente tanto su asistencia a las respectivas charlas informativas como, asimismo, los comprobantes de entrega de material.
Lo señalado, obviamente, no altera las obligaciones del respectivo empleador en cuanto a realizar todas las actividades tendientes a dar cumplimiento a sus obligaciones, ni reemplaza la comparecencia física del trabajador a las actividades que así lo requieran, sino que, como se indicó, solo permite recibir la documentación en soporte electrónico y rubricar comprobantes de recepción de material y asistencia a las capacitaciones.
Depósito de sueldo (Dirección del Trabajo de Chile, 2018).
Conforme a lo establecido en el artículo 54 del Código del Trabajo, las remuneraciones deben pagarse “en moneda de curso legal” y solo “A solicitud del trabajador, podrá pagarse con cheque o vale vista bancario a su nombre”. De esta manera, el legislador obliga al empleador a que las remuneraciones que pague a sus dependientes se hagan en dinero efectivo, y solamente a requerimiento del propio trabajador se puede hacer con cheque o vale vista. Así, el empleador no impondrá a sus trabajadores una modalidad distinta al pago en efectivo, salvo que por escrito el trabajador lo solicite.
Por otra parte, la Dirección del Trabajo ha señalado en su jurisprudencia administrativa , entre otros, en dictamen 380/32 de 26 de enero de 1993, “que no existe inconveniente jurídico para que el empleador, a solicitud de sus trabajadores les pague sus remuneraciones a través del sistema de cajeros automáticos de Redbanc siempre que los dependientes puedan disponer oportunamente del monto depositado”. Así, La Dirección del Trabajo ha limitado el pago a través del sistema señalado u otro similar a dos requisitos, por una parte, que sea a solicitud de los trabajadores, y, en segundo lugar, que estos puedan disponer de su dinero oportunamente, entendiéndose por oportunamente que se pague según el contrato.
Del texto reproducido es posible concluir que el proceso de rúbrica electrónica puede ser utilizado para la solicitud de depósito en una cuenta vista o corriente.
Los documentos restantes.
La Dirección del Trabajo ha señalado, entre otros, en Ord. N°4826 de 5 de noviembre de 2012, que la documentación que emana de las relaciones laborales individuales tiene el carácter de instrumento privado.
Al respecto, es del caso señalar que, si bien los instrumentos privados no gozan de una definición explícita en nuestra legislación, puede conceptualizárselos por exclusión -atendiendo a sus características- como todo documento o escrito que da cuenta de un acto o contrato y que no reviste las particularidades de un instrumento público.
En tal orden de ideas, es necesario señalar que el artículo 4º de la Ley Nº19.799, sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de dicha Firma, prescribe: “Los documentos electrónicos que tengan la calidad de instrumento público, deberán suscribirse mediante firma electrónica avanzada”.
Del texto transcrito puede colegirse -a contrario sensu-, que aquellos documentos que no tengan la calidad de instrumento público no requieren de firma avanzada para su validez.
De tal manera, la naturaleza jurídica de los documentos a suscribir no requiere la intervención de un ministro de fe, ni de otra institución para su validez, bastando la intervención de la o las partes de la relación laboral llamadas a manifestar su consentimiento, lo cual debe entenderse sin perjuicio de lo manifestado particularmente respecto de los finiquitos, en cuanto ellos si requieren la intervención de un ministro de fe.
Como se ha señalado, con relación a la firma del contrato individual, el inciso 1º del artículo 9º del Código del Trabajo solo exige que el instrumento sea suscrito por ambas partes, no indicando requisitos específicos sobre la materia, por lo que es viable conjeturar que basta la rúbrica holográfica del documento.
En tal sentido, debe indicarse que dicha firma holográfica puesta en un documento, sin la presencia de un ministro de fe, otorga al contrato de trabajo el carácter jurídico de instrumento privado, naturaleza concordante con la regulación contenida en el Código del rubro.
Por su parte, si así lo desea, el empleador puede verificar los datos del trabajador mediante la exhibición de su cédula nacional de identidad -tal como hacen los ministros de fe- o solicitando la exhibición de otro instrumento de igual naturaleza -como podría ser el pasaporte.
En cuanto a la firma electrónica de los documentos, cabe reiterar que los incisos 2º y 3° del artículo 1º de la Ley Nº19.799, cuerpo normativo que rige la materia, establecen:
“Las actividades reguladas por esta ley se someterán a los principios de libertad de prestación de servicios, libre competencia, neutralidad tecnológica, compatibilidad internacional y equivalencia del soporte electrónico al soporte de papel.
Toda interpretación de los preceptos de esta ley deberá guardar armonía con los principios señalados”.
Por su parte, el inciso 1º del artículo 3º del mismo cuerpo legal, consagra el principio de eficacia de los documentos electrónicos, en los siguientes términos:
“Los actos y contratos otorgados o celebrados por personas naturales o jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel. Dichos actos y contratos se reputarán como escritos, en los casos en que la ley exija que los mismos consten de ese modo, y en todos aquellos casos en que la ley prevea consecuencias jurídicas cuando constan igualmente por escrito”.
A continuación, el inciso final de este mismo artículo señala, respecto de la firma de los documentos, que: “La firma electrónica, cualquiera sea su naturaleza, se mirará como firma manuscrita para todos los efectos legales, sin perjuicio de lo establecido en los artículos siguientes”.
De este modo, es factible reiterar que las firmas electrónicas puestas en instrumentos privados, no requieren ser objeto de un proceso de verificación por parte de un tercero ajeno a la relación laboral, como ocurriría con la certificación de un notario en el caso del soporte de papel, puesto que dicho requisito no se encuentra contemplado por la legislación laboral vigente, ni se trata de documentos que deban producir los efectos de un instrumento público.
En otro orden de ideas, debemos indicar que en caso de que las plataformas utilizaren para la identificación de los trabajadores claves, pin, contraseñas o password, se deberá contemplar la posibilidad de que el dependiente las modifique a su elección las veces que estime necesario, sin más restricciones que los parámetros mínimos de seguridad, por ejemplo, cantidad de números, letras o uso de mayúsculas.
Por tales razones, en aquellos casos en que sea requerida la firma del trabajador o de ambas partes, bastará para la validez del instrumento una firma electrónica, cuyas características se ajusten a lo dispuesto en el artículo 2º letra f) de la ley N°19.799, cuyo texto es el siguiente: “Para los efectos de esta ley se entenderá por: …
f) Firma electrónica: cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, que permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor;”.
Del texto transcrito se desprende que se trata de una definición sumamente amplia, lo que permite incluir una gran variedad de opciones. Igualmente, de las normas citadas en los párrafos que anteceden es posible concluir que, salvo situaciones particulares, el proceso de rúbrica electrónica puede ser realizado de manera remota, vale decir, sin contar con la presencia física de las partes en un lugar determinado. (Santiago, 10 noviembre 2021)