En diciembre del año pasado, el Consejo para la Transparencia (CPLT) le remitió a 349 organismos del Estado un oficio acerca de cómo se debe gestionar, respaldar y conservar la información relacionada a su gestión.
Entre esas recomendaciones había una que el presidente del CPLT, Marcelo Drago, ha vuelto a recalcar: las autoridades y funcionarios deben conservar sus correos electrónicos, para así dejar constancia de la transmisión, recepción y contenido de los mails utilizados en el desempeño de sus funciones.
Ahora, a pocas semanas del cambio de mando, Drago reiteró este llamado, haciendo hincapié en que un adecuado respaldo de estos archivos facilita eventuales solicitudes ciudadanas de acceso a la información. De hecho, el titular del CPLT destacó que nuestro país aún debe avanzar en el resguardo de documentación pública, perfeccionando mecanismos, reglas y procesos de preservación.
“Chile en materia de gestión documental está muy atrasado. El resguardo de los archivos no sólo tiene un valor histórico, sino que además, es la base del acceso a la información y el control social, tenemos reglas atrasadas y necesitamos una política de gestión documental que establezca parámetros uniformes no sólo para la eliminación de documentos, sino que también, para su archivo”, afirmó Drago.
La gestión documental es una de las obligaciones que deberán cumplir las nuevas autoridades del Estado a partir del 11 de marzo.  Hace pocos días, el CPLT remitió a los ministros y subsecretarios recién designados por el presidente electo, Sebastián Piñera, una cartilla con estos deberes.
Entre ellos se encontraba, precisamente, el que tenía que ver con el de Gestión Documental. En el documento se establece que es obligación de los funcionarios y autoridades “conservar en los archivos del respectivo organismo, en soporte papel o electrónico, toda la documentación que pueda ser objeto de una solicitud de acceso a la información (…) tales como actas, expedientes, contratos, acuerdos, así como toda información que sea elaborada con presupuesto público y, en general, todo antecedente que obre en poder de algún órgano o servicio de la Administración del Estado”.

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